DISEÑO Y PRESENTACIÓN DE PROCESOS

Desde el comienzo de la humanidad, el hombre ha sido un hacedor de símbolos y herramientas las cuales ha utilizado para perpetuar su existencia, conocimientos, comprender su razón de ser y por supuesto comunicarse; aun hoy en día busca explicar cosas simples y complejas a través de  mapas conceptuales, gráficas, diagramas, entre otros. Es tanto su afán por darse a entender que, ni  la complejidad de un proceso o un proyecto se le han escapado, donde los primeros los ha representado a través de diagramas de flujo y  diagramas de operaciones y los segundos a través de diagramas de bloque.

Los diagramas de flujo,  son una representación gráfica de los pasos que seguimos  para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una  serie   de acciones, llegamos a una salida. Algunos de sus símbolos son: * un  ovalo = inicio y fin,  * un cuadrado = actividad o acción pura,  * un rombo = toma de decisiones, * un prisma en forma horizontal = auditoria, * un triangulo = actividad de control y  * la flechas (delgadas) indican la orientación del proceso, entre otros. Los diagramas de operaciones, son una representación gráfica de la secuencia de todas las operaciones, los transportes,     las inspecciones, las esperas y los almacenamientos que ocurren durante un proceso, además incluye, información que se considera importante como lo es el tiempo, distancia recorrida y trabajadores. Algunos de sus símbolos son: * un circulo = actividad u operación,    * un cuadrado = inspección,  * una de mayúscula (D) = demora,  * un triangulo con la punta hacia abajo = almacenamiento actividad de control  y  * la flecha  (ancha) = transporte. El diagrama de bloques,  es la representación gráfica del funcionamiento interno de un sistema, que se hace mediante bloques y sus relaciones, y que, además, definen la organización de todo el proceso interno, sus entradas y sus salidas.

Por lo tanto, si queremos que los diagramas de flujo, operaciones y bloque, se conviertan en una herramienta útil al momento de tomar decisiones, es imprescindible que recojan todas las actividades que componen un proceso, ninguna debe estar por fuera, esto  nos permite situarnos en el trabajo que  se desarrolla, conocer dónde se ubica nuestra actividad y hacia qué fin se orienta. La utilidad de estos diagramas está dada de acuerdo a la  información clara, precisa y ordenada que nos muestren. 

Para concluir, los diagramas de flujo, de operaciones y de bloque son herramientas que mejoran la explicación de los procesos porque los describen de forma más amigable que los instructivos, por lo tanto se convierten en una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso. Además, son útiles en el desarrollo de nuevas propuestas  de gestión ya que  permiten identificar los problemas y las oportunidades en el interior y exterior de la organización.

 

 

LIDIA SALAS COGOLLO

FUNLAM

ADMPN.DE EMPRESAS.